Comment créer un PowerPoint collaboratif ?

PowerPoint intègre plusieurs fonctions pratiques permettant aux utilisateurs de procéder à des modifications ou encore de mettre des commentaires sur leurs différentes présentations. Il est même possible de co-créer une présentation et ce, en temps réel pour ceux qui ont choisi un abonnement Microsoft 365 (ex Office 365).

Dès lors, ce logiciel est très utile et offre plusieurs avantages non-négligeables. Mais pour en profiter, encore faudrait-il connaître son fonctionnement. Dans cet article, nous vous dirons comment créer un PowerPoint collaboratif.

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Le partage de la présentation

Avant que d’autres utilisateurs ne puissent collaborer avec vous sur une présentation, il faudra en amont partager celle-ci avec ces derniers. Pour cela, rendez-vous sur la présentation que vous voulez partager, puis appuyez sur l’option « Partager » pour faire apparaitre une bannière devant la présentation. La première chose que vous verrez est la rubrique « Partager ».

Ici, il vous sera proposé deux méthodes de partage de la présentation ainsi que les différentes personnes avec lesquelles vous l’avez déjà partagée. Avec l’option de partage « Inviter des personnes », vous êtes en mesure de réaliser différentes actions.

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• Renseignez les adresses e-mail des collègues avec qui vous désirez travailler.
• Rédigez une note pour ceux-ci.
• Activez les autorisations d’écriture et de lecture ou encore de lecture seule.
• Spécifiez si vous voulez que les destinataires disposent d’un compte Microsoft ou non.
• Procédez au partage de la présentation et suivez les instructions.

Collaborer sur une présentation PowerPoint

Une fois le partage de votre présentation effectué, vous pouvez entamer la collaboration. Un bon nombre d’outils seront mis à votre disposition rendant celle-ci plus enrichissante et efficace.

L’outil PowerPoint vous montre en temps réel les personnes en train de modifier une présentation et les parties sur lesquelles elles travaillent. Quand un utilisateur collabore sur une présentation avec vous, il y aura une vignette contenant le nom de celui-ci dans le coin supérieur droit de votre écran.

Appuyez sur la vignette afin de connaitre son identité et de voir les parties éditées. Dans le cas où vous voudriez avoir accès à cette diapositive, rendez-vous sur l’option « Accéder à l’emplacement ».

Dès lors, vous pourrez voir la diapositive sur laquelle travaille l’utilisateur. Vous aurez également la possibilité de voir où se situe ce dernier à tout moment, et ce, grâce à la vue miniature de la diapositive qui se trouve sur la gauche.

Rédiger des commentaires pour les autres

Il vous est aussi possible de mettre des commentaires que les autres utilisateurs avec qui vous travaillez pourront lire. A cet effet, vous devrez en premier lieu introduire du texte ou mettre un objet en surbrillance et ensuite vous rendre sur « Nouveau commentaire » situé dans le menu. Saisissez votre commentaire dans le champ prévu à cet effet, puis faites un clic sur la flèche pour quitter.

La prochaine fois que l’individu travaillera sur le document, il verra apparaître sur son écran une sorte de forme de bulle sur la diapositive qui contient le commentaire. Afin de lire un commentaire, il suffit d’aller sur « Commentaires » se trouvant dans le coin supérieur droit. Et pour y répondre, entrez simplement votre réponse dans la zone de commentaire et sélectionnez l’icône de flèche.

Les fonctionnalités avancées de PowerPoint

Le logiciel PowerPoint dispose aussi de quelques fonctions premium, réservées aux collaborateurs et l’un d’eux est le chat. Pour l’utiliser, il vous suffit d’appuyer sur la vignette de la personne avec qui vous désirez communiquer, puis de choisir l’option « Chatter ».

L’avantage de cette fonctionnalité est qu’aucun autre utilisateur ne peut lire ou voir votre discussion. En plus, celle-ci est effacée automatiquement dès que vous fermez la fenêtre. L’historique des versions représente une fonction premium avantageuse.

En effet, PowerPoint assure la sauvegarde de chaque version de votre diaporama. Cela veut dire que vous avez la possibilité de revenir en arrière, de restaurer et/même de récupérer des versions moins récentes.

Pour accéder à cette option, allez sur « Fichier », appuyez sur « Info » dans le volet qui s’affiche à l’écran, puis effectuez un clic sur l’option « Versions précédentes ». Cette fonction sera cependant inaccessible dans le cas où vous ne seriez pas un abonné premium.